【Excel初心者向け】プルダウンリストの作り方を5ステップで解説

1.はじめに：プルダウンリストとは？

プルダウンリストとは、下の画像のように、セルをクリックすると選択肢の一覧（リスト）が表示され、その中からデータを選んで入力できる機能のことです。

この機能を使うことで、面倒な手入力から解放されます。では、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

プルダウンリストを使う3つのメリット

メリット1：入力が速くなる！

リストから選ぶだけなので、キーボードで文字を打つ必要がありません。マウス操作だけでサクサク入力作業が進みます。

メリット2：入力ミスがなくなる！

「会員」と入力したつもりが「海員」になっていた…なんていう変換ミスや打ち間違いがなくなります。決められた選択肢しか入力できないので、データの正確性が格段に向上します。

メリット3：誰が入力しても表記ゆれがなくなる！

例えば、Aさんは「(株)デジラボ」、Bさんは「株式会社デジラボ」と入力してしまうような「表記のゆれ」を防げます。ルールが統一された綺麗なデータを作成でき、後のデータ集計や分析が非常に楽になります。

【基本編】プルダウンリストの作り方（5ステップで解説）

それでは早速、プルダウンリストの作り方を見ていきましょう。今回は、簡単な「部署名」のリストを作成する手順を例に解説します。たった5ステップで完了です！

ステップ1：リストにしたい項目を用意する

まず、プルダウンリストに表示させたい項目の一覧を、Excelシートのどこかに入力します。表の中とは別の、空いている列などに入力するのがおすすめです。

ステップ2：プルダウンリストを設定したいセルを選択する

次に、実際にプルダウンリストを表示させたいセルを選択します。複数のセルに設定したい場合は、ドラッグして範囲選択してください。

ステップ3：「データ」タブから「データの入力規則」を選択する

セルを選択した状態で、Excelの上部メニューから「データ」タブをクリックします。すると「データツール」というグループの中に「データの入力規則」というボタンがあるので、それをクリックしてください。

ステップ4：「入力値の種類」で「リスト」を選択する

「データの入力規則」ダイアログボックスが開きます。「設定」タブの中にある「入力値の種類(A):」という項目を見てください。初期設定では「すべての値」になっていますので、これをクリックして「リスト」に変更します。

ステップ5：「元の値」に用意したリストの範囲を指定する

最後に、どのリストをプルダウンで表示させるかをExcelに教えます。 「元の値(S):」というボックス内をクリックしてカーソルを置いた状態で、ステップ1で作成したリストのセル範囲をドラッグして選択します。

範囲を選択すると、「元の値」ボックスに $F$2:$F$5 のようなセルの番地が自動で入力されます。入力されたことを確認したら、「OK」ボタンをクリックします。

これで完成です！ ステップ2で選択したセルをクリックしてみてください。セルの右側に▼ボタンが表示され、クリックすると部署名のリストが表示されるはずです。

3.【応用編】もっと便利に！プルダウンリスト活用テクニック

基本の作り方をマスターしたら、次はもう少し便利な使い方を覚えてみましょう。実務でよく使う3つのテクニックをご紹介します。

テクニック1：別のシートにあるリストを参照する方法

リスト項目を表と同じシートに置いておくと、見た目がごちゃごちゃしたり、間違って消してしまったりする可能性があります。そんな時は、リスト専用の別シートを用意するのがおすすめです。

1. 「リスト」など分かりやすい名前を付けたシートを新しく作成し、そこにプルダウンで表示させたい項目を入力します。
2. プルダウンを設定したいシートに戻り、基本編のステップ2〜4まで同じ手順で進めます。
3. ステップ5の「元の値」を指定する際に、リスト用のシートに切り替え、そこにあるリストの範囲を選択するだけです。

こうすることで、メインの作業シートをすっきりと保つことができます。

テクニック2：項目が増えても自動で反映されるリストの作り方

リストに後から項目を追加した際、プルダウンにも自動で反映されたら便利ですよね。そんな時は「テーブル機能」を使いましょう。

1. リストにしたい項目範囲を選択します。
2. 「挿入」タブから「テーブル」をクリックします。「テーブルの作成」ダイアログが表示されたら、そのまま「OK」をクリックします。
3. リストがテーブルに変換され、自動でデザインが設定されます。
4. このテーブル範囲を使って、基本編と同じ手順でプルダウンリストを作成します。
5. これだけで設定は完了です。テーブルの一番下の行に新しい項目（例：「広報部」）を追加してみてください。プルダウンリストを再度確認すると、新しい項目が自動で追加されているはずです！

テクニック3：リスト以外の入力を防ぐエラーメッセージの設定方法

プルダウンリストを使っても、手入力でリスト以外の値を入力すること自体は可能です。これを完全に禁止し、ミスを防ぎたい場合は「エラーメッセージ」を設定しましょう。

1. 「データの入力規則」ダイアログを開きます（データ > データの入力規則）。
2. 「エラーメッセージ」タブをクリックします。
3. 「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」にチェックが入っていることを確認します。
4. 「タイトル」と「エラーメッセージ」に、分かりやすい内容を入力します。（例：タイトル「入力エラー」、メッセージ「リストの中から選択してください。」）
5. 「OK」をクリックして設定完了です。

この設定をしておくと、リストにない値を手入力しようとした際にエラーが表示され、不正な入力を強制的に防ぐことができます。